Luonto ja meri ovat olennainen osa Santalahtea. Haluamme kehittää matkailua pitkäjänteisesti niin, että ympäristö, paikallisuus ja vastuullinen liiketoiminta huomioidaan kaikessa toiminnassamme.
Santalahti Resort on suomalainen perheyritys, joka on toiminut Kotkassa vuodesta 1991.
Santalahdessa jätteiden lajittelu on tehty asiakkaille mahdollisimman helpoksi. Alueen kierrätyspisteissä kerätään sekajäte, biojäte, metalli, lasi, muovi, kartonki ja paperi. Kannustamme kaikkia vieraitamme lajittelemaan majoituksen ja vierailun aikana syntyvät jätteet.
Katso Santalahden kierrätyspisteet ja lajitteluohjeet
Muut kierrätettävät jätteet ja lähimmät keräyspisteet:
Santalahti Resortille on myönnetty Green Key -sertifikaatti. Green Key on kansainvälinen matkailualan ympäristösertifikaatti, jonka kriteerit ohjaavat muun muassa energian ja veden säästöön, jätteiden vähentämiseen ja lajitteluun sekä vastuullisiin hankintoihin ja toimintatapoihin.
Santalahti Resortille on myönnetty Visit Finlandin Sustainable Travel Finland -merkki. Merkki kertoo pitkäjänteisestä työstä kestävän matkailun kehittämiseksi ja vastuullisten toimintatapojen huomioimisesta matkailuliiketoiminnassa.
Santalahti Resort on vuonna 1991 perustettu suomalainen perheyritys. Toimintamme perustuu ainutlaatuiseen sijaintiin Suomenlahden saaristoluonnon keskellä, joten ympäröivän luonnon huomioiminen on meille erityisen tärkeää.
Huomioimme luonnon jo uusien rakennusten ja palveluiden suunnitteluvaiheessa. Tavoitteena on säilyttää alueen luonnollinen ympäristö ja tehdä mahdollisimman vähän tarpeettomia muutoksia maisemaan.
Vastuullisuus tarkoittaa meille myös vastuuta henkilöstöstä, asiakkaista, yhteistyökumppaneista ja paikallisesta yhteisöstä. Haluamme Santalahden olevan turvallinen ja tervetullut paikka kaikille.
Taloudellisesti kestävä liiketoiminta mahdollistaa Santalahden pitkäjänteisen kehittämisen. Kannattava toiminta luo edellytykset henkilöstön työllistämiselle, uusille investoinneille sekä ympäristö- ja vastuullisuustavoitteidemme toteuttamiselle.
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Santalahti Resort Oy kerää, käsittelee, säilyttää ja suojaa asiakkaidensa henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679, GDPR), Suomen tietosuojalakia (1050/2018) sekä muuta sovellettavaa lainsäädäntöä.
Santalahti Resort Oy:n asiakas- ja varausrekisteri.
Seloste koskee Santalahti Resortin majoitus-, ravintola-, sauna-, kokous-, tapahtuma- ja muiden palveluiden asiakastietojen käsittelyä sekä asiakasviestintää, laskutusta ja sähköistä markkinointia.
Seloste koskee myös lakisääteistä matkustajarekisteriä.
Santalahti Resort Oy
Santalahdentie 150, 48310 Kotka
Puhelin: +358 5 260 5055
Sähköposti: info@santalahti.fi
Verkkosivut: https://santalahti.fi
Santalahti Resort Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi, varausten käsittelemiseksi, palveluiden toteuttamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla:
– Asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
– Varaustiedot, kuten varaustunnus, varattu palvelu tai majoituskohde, saapumis- ja lähtöpäivä sekä henkilömäärä.
– Asiakkaan antamat varausta koskevat lisätiedot ja palvelutoiveet.
– Laskutus- ja maksutiedot sekä maksujen tilat.
– Asiakasviestintään, palautteisiin ja asiakaspalveluun liittyvät tiedot.
– Markkinointisuostumukset ja sähköisen uutiskirjeen tilaustiedot.
– Lakisääteisen matkustajailmoituksen edellyttämät henkilötiedot.
Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään esimerkiksi verkkovarauksen, sähköpostin, puhelimen, asiakaspalvelun tai majoittumisen yhteydessä.
Tietoja voidaan saada myös asiakkaan käyttämiltä varauskanavilta ja yhteistyökumppaneilta, kuten Booking.comilta ja muilta varauspalveluilta, asiakkaan tekemän varauksen toteuttamiseksi.
Lakisääteiseen matkustajailmoitukseen kerätään majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain (308/2006) edellyttämät tiedot. Näihin voivat kuulua esimerkiksi matkustajan nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, kansalaisuus, osoite, matkustusasiakirjan tiedot sekä majoituksen ajankohta.
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
Varausten käsittely ja palveluiden toteuttaminen
Henkilötietoja käytetään majoitusvarausten ja muiden palveluvarausten vastaanottamiseen, vahvistamiseen, muuttamiseen ja toteuttamiseen sekä asiakaspalveluun.
Käsittelyn oikeusperuste on pääsääntöisesti asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen (GDPR 6 artikla 1 b).
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
Henkilötietoja käsitellään muun muassa matkustajailmoitusten, kirjanpidon ja muiden lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvoite (GDPR 6 artikla 1 c).
Asiakasviestintä ja asiakassuhteen hoitaminen
Henkilötietoja käytetään asiakkaan varaukseen, palveluun, saapumiseen, laskutukseen, palautteeseen ja asiakassuhteen hoitamiseen liittyvässä viestinnässä.
Käsittely perustuu tilanteen mukaan sopimuksen täytäntöönpanoon tai Santalahti Resort Oy:n oikeutettuun etuun (GDPR 6 artikla 1 b tai 1 f).
Tekoälyavusteinen asiakaspalvelu ja asiakasviestintä
Santalahti Resort Oy käyttää Microsoft 365 Copilot -tekoälyavustajaa asiakaspalvelun, asiakasviestinnän, tarjouspyyntöjen ja asiakassuhteiden hoitamisen tukena.
Tekoälyä voidaan käyttää esimerkiksi asiakasviestien tiivistämiseen, vastaus- ja tarjousluonnosten laatimiseen, tekstien kääntämiseen sekä asiakaspalvelussa tarvittavien tietojen kokoamiseen.
Käsittelyssä voidaan hyödyntää asiakkaan yhteystietoja, sähköpostiviestejä, varaustietoja ja aikaisempaa asiakasviestintää siinä laajuudessa kuin työtehtävän hoitaminen edellyttää.
Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteen mukaan sopimuksen täytäntöönpanoon, sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (GDPR 6 artikla 1 b tai 1 f).
Henkilökunta tarkistaa tekoälyn tuottamat asiakasvastaukset ja tarjoukset ennen niiden lähettämistä. Tekoälyä ei käytetä itsenäiseen asiakasta koskevaan merkittävään päätöksentekoon.
Palveluiden turvallisuus ja väärinkäytösten ehkäiseminen
Henkilötietoja voidaan käsitellä palveluiden turvallisuuden varmistamiseksi, väärinkäytösten ehkäisemiseksi, tietoturvapoikkeamien selvittämiseksi sekä oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Käsittely perustuu tilanteen mukaan lakisääteiseen velvoitteeseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (GDPR 6 artikla 1 c tai 1 f).
Sähköinen markkinointi ja uutiskirjeet
Santalahti Resort Oy lähettää sähköisiä uutiskirjeitä ja markkinointiviestejä asiakkaille, joille sähköinen suoramarkkinointi on sallittua.
Uutiskirjeitä lähetetään enintään 10 kertaa vuodessa.
Kun markkinointi perustuu asiakkaan suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeen lopussa olevasta peruutuslinkistä tai ottamalla yhteyttä Santalahti Resortiin.
Sähköisessä suoramarkkinoinnissa noudatetaan lisäksi sähköisen viestinnän palveluista annettua lakia.
Santalahti Resort Oy käyttää palveluidensa tuottamiseen ja hallinnointiin ulkopuolisia järjestelmä- ja palveluntarjoajia.
Henkilötietoja käsitellään näissä järjestelmissä vain palvelun toteuttamisen, asiakassuhteen hoitamisen tai lakisääteisten velvoitteiden edellyttämässä laajuudessa.
Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.
Hotellinx Cloud – varaus- ja majoitusjärjestelmä
Santalahti Resort Oy käyttää Vitec Hotellinxin toimittamaa ja ylläpitämää pilvipohjaista Hotellinx Cloud -varaus- ja majoitusjärjestelmää.
Järjestelmää käytetään majoitusvarausten, asiakastietojen, varausten maksutietojen ja majoituspalveluiden hallintaan.
Hotellinx Cloudin teknisestä ylläpidosta, järjestelmäympäristöstä ja ohjelmiston tietoturvatoimenpiteistä vastaa palveluntarjoaja oman sopimusvastuunsa mukaisesti.
Santalahti Resort Oy vastaa rekisterinpitäjänä siitä, että henkilötietojen käsittelylle on asianmukainen oikeusperuste ja että palveluntarjoajan kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Varaustietoja säilytetään lähtökohtaisesti kolme vuotta majoitusajankohdasta, ellei tietojen säilyttämiseen ole muuta lakisääteistä tai perusteltua tarvetta.
Maksukorttitietojen käsittelyssä käytetään palveluntarjoajan toteuttamia teknisiä suojausmenetelmiä. Maksukorttitietojen käsittely ja säilytys on rajattu maksujen käsittelyn edellyttämiin tarkoituksiin.
Microsoft 365 ja Microsoft Copilot – sähköposti, asiakasviestintä ja tekoälyavusteinen käsittely
Santalahti Resort Oy käyttää Microsoft 365 -pilvipalvelua sähköpostiviestintään, asiakirjojen käsittelyyn, tiedostojen tallentamiseen ja yrityksen sisäiseen yhteistyöhön.
Microsoft 365 -ympäristössä käsitellään muun muassa asiakkaiden yhteystietoja, sähköpostiviestejä, tarjouspyyntöjä, varauksiin liittyviä tietoja ja asiakaspalvelun asiakirjoja.
Microsoft 365 Copilot -tekoälyavustajaa käytetään asiakasviestinnän ja muiden työtehtävien tukena. Copilot voi käsitellä käyttäjän käyttöoikeuksien perusteella saatavilla olevia tietoja esimerkiksi sähköpostiviestien tiivistämiseksi, vastausluonnosten laatimiseksi ja asiakirjojen käsittelemiseksi.
Microsoft toimii henkilötietojen käsittelijänä sovellettavien palvelu- ja tietojenkäsittelysopimusten mukaisesti.
Microsoft 365 Copilotin yrityskäytössä käyttäjien antamia kehotteita, Copilotin vastauksia ja Microsoft Graphin kautta käsiteltäviä organisaation tietoja ei käytetä perustana olevien tekoälymallien kouluttamiseen.
Tietoja käsitellään ja säilytetään Microsoftin palveluissa sovellettavien sopimusehtojen, tietoturvakäytäntöjen ja tietojen säilytyskäytäntöjen mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Mahdolliset kansainväliset henkilötietojen siirrot toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti käyttäen soveltuvia siirtoperusteita, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC), ja tarvittavia täydentäviä suojatoimia.
Fennoa – laskutus ja kirjanpito
Santalahti Resort Oy käyttää Fennoa-järjestelmää laskutukseen, taloushallintoon ja kirjanpitoon.
Järjestelmässä voidaan käsitellä asiakkaan nimeä, yhteystietoja, laskutustietoja sekä maksuihin ja kirjanpitoon liittyviä tietoja.
Tietoja säilytetään kirjanpitolain ja muun sovellettavan lainsäädännön edellyttämien säilytysaikojen mukaisesti.
Matkustajarekisteri
Santalahti Resort Oy ylläpitää majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaista matkustajarekisteriä.
Matkustajailmoitukset täytetään majoittumisen yhteydessä. Matkustajailmoitukset ja niistä muodostuva manuaalinen rekisteri säilytetään suojatuissa ja lukituissa tiloissa.
Matkustajailmoitukset ja -tiedot säilytetään yhden vuoden ajan lain mukaisesti, minkä jälkeen ne hävitetään turvallisesti.
Matkustajatietoja luovutetaan poliisille ja muille toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.
Mailchimp – sähköinen uutiskirjeviestintä
Santalahti Resort Oy käyttää Mailchimp-palvelua sähköisten uutiskirjeiden ja markkinointiviestien lähettämiseen.
Palvelussa käsitellään uutiskirjeen tilaajien nimiä, sähköpostiosoitteita ja markkinointilupiin liittyviä tietoja sekä palvelun tuottamia viestintätietoja.
Mailchimp on yhdysvaltalainen palveluntarjoaja, joten henkilötietoja voidaan siirtää ja käsitellä Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Henkilötietojen siirtäminen Yhdysvaltoihin perustuu Euroopan komission hyväksymään EU–USA Data Privacy Framework -järjestelyyn. Mailchimp kuuluu Intuit-konsernin voimassa olevan Data Privacy Framework -sertifioinnin piiriin.
Mailchimpin tietojenkäsittelysopimukseen sisältyvät lisäksi Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCC), joita sovelletaan tarvittaessa silloin, kun Data Privacy Framework ei kata henkilötietojen siirtoa.
Lisätietoja tietojen siirtoperusteista ja suojatoimista:
Mailchimpin tietojenkäsittelysopimus: https://mailchimp.com/legal/data-processing-addendum/
EU–USA Data Privacy Framework -sertifiointi: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/7693
Mailchimpin tietosuojakäytännöt: https://mailchimp.com/legal/privacy/
Uutiskirjeen tilauksen voi peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeen lopussa olevasta peruutuslinkistä.
Muut varauskanavat ja palveluntarjoajat
Asiakkaan varatessa majoituksen ulkopuolisen varauskanavan, kuten Booking.comin tai Expedian, kautta henkilötietoja käsitellään myös kyseisen palveluntarjoajan järjestelmissä.
Varauskanavat voivat toimia henkilötietojen osalta itsenäisinä rekisterinpitäjinä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Santalahti Resort Oy käsittelee varauskanavien kautta saamiaan henkilötietoja varausten toteuttamiseksi ja asiakassuhteen hoitamiseksi.
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeellista määriteltyjen käyttötarkoitusten, sopimusvelvoitteiden tai lakisääteisten säilytysvaatimusten toteuttamiseksi.
Tietojen säilytysaika määräytyy tietoryhmän ja käsittelytarkoituksen perusteella.
Tietoja poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta.
Santalahti Resort Oy huolehtii henkilötietojen suojaamisesta asianmukaisin organisatorisin ja teknisin toimenpitein.
Henkilötietoihin on pääsy vain niillä työntekijöillä ja palveluntarjoajilla, joiden työtehtävät tai palvelun toteuttaminen sitä edellyttävät.
Sähköisissä järjestelmissä käytetään käyttöoikeuksien hallintaa ja käyttäjien tunnistautumista. Käyttöoikeuksia pyritään rajaamaan työtehtävien mukaisesti.
Santalahti Resort Oy:n henkilöstöä sitoo henkilötietojen käsittelyä koskeva salassapitovelvollisuus.
Pilvipohjaisten järjestelmien teknisestä ylläpidosta ja tietoturvatoimenpiteistä vastaavat myös kyseisten järjestelmien palveluntarjoajat omien sopimusvelvoitteidensa mukaisesti.
Manuaalisesti ylläpidettävät matkustajailmoitukset säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain tehtäviensä perusteella siihen oikeutetuilla henkilöillä.
Mahdolliset tietoturvapoikkeamat selvitetään ja käsitellään yhteistyössä asianomaisten palveluntarjoajien kanssa. Tarvittavat ilmoitukset tehdään toimivaltaisille viranomaisille ja rekisteröidyille sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Tekoälyavusteisen käsittelyn tietoturva
Microsoft 365 Copilotin käyttö perustuu työntekijöiden henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja työtehtävien mukaisiin käyttöoikeuksiin.
Copilot käsittelee organisaation tietoja käyttäjälle myönnettyjen käyttöoikeuksien rajoissa. Henkilöstöä ohjeistetaan käyttämään tekoälyä tietoturvallisesti ja välttämään tarpeetonta henkilötietojen sekä erityistä suojaa vaativien tietojen käsittelyä.
Tekoälyn tuottamien tietojen oikeellisuus tarkistetaan ennen niiden käyttämistä asiakasviestinnässä tai päätöksenteossa.
Santalahti Resort Oy vastaa rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta sekä käyttöoikeuksien ja henkilöstön toimintatapojen asianmukaisuudesta.
Asiakkaalla on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet henkilötietojensa käsittelyyn liittyen.
Näihin kuuluvat soveltuvissa tilanteissa:
Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
Asiakkaalla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoituksiin hänen henkilötietojaan käsitellään.
Oikeus tarkastaa omat tiedot
Asiakkaalla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, sekä saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Asiakkaalla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista.
Oikeus tietojen poistamiseen
Asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista.
Tietoja ei kuitenkaan voida poistaa silloin, kun niiden säilyttämiseen on lakisääteinen velvoite tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen peruste.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Asiakkaalla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä soveltuvissa tilanteissa.
Asiakkaalla on aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Asiakkaalla voi olla oikeus saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun GDPR:n edellytykset täyttyvät.
Oikeus peruuttaa suostumus
Kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi
Oikeuksien käyttäminen
Henkilötietojen käsittelyä ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen:
Santalahti Resort Oy käsittelee pyynnöt ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti viimeistään kuukauden kuluessa niiden vastaanottamisesta.
Tarvittaessa asiakkaan henkilöllisyys voidaan varmistaa ennen henkilötietojen luovuttamista tai muuttamista.
Varausten tekeminen ja palveluiden toteuttaminen edellyttävät tiettyjen henkilötietojen, kuten nimen ja yhteystietojen, antamista.
Jos asiakas ei anna palvelun toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja, varausta tai palvelua ei välttämättä voida toteuttaa.
Majoittumisen yhteydessä asiakkaalta kerätään myös lakisääteisen matkustajailmoituksen edellyttämät tiedot.
Sähköisen markkinoinnin tilaaminen on vapaaehtoista, eikä markkinointisuostumuksen antaminen ole edellytys majoitus- tai muiden palveluiden käyttämiselle.
Santalahti Resort Oy ei käytä asiakasrekisterin henkilötietoja sellaiseen yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi asiakkaaseen kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaisi asiakkaaseen vastaavalla tavalla merkittävästi yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 22 artiklassa tarkoitetulla tavalla.
Santalahti Resort Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittely, käytettävät järjestelmät, palveluntarjoajat tai sovellettava lainsäädäntö muuttuvat.
